ĐÀM PHÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP

Đàm phán là một phần quan trọng của cuộc sống nghề pháp chế. Tại một số thời điểm, mọi người cần tiến hành một cuộc thương lượng, thay mặt cho doanh nghiệp của họ hoặc thay mặt cho chính họ.

Nếu bạn thiếu kinh nghiệm hoặc thiếu tự tin khi thương lượng hợp đồng với nhà cung cấp, có ba điểm chính cần nhớ:

  • Nên tự mình tập hợp các nguyên tắc và quy trình cốt lõi có thể học và áp dụng vào đàm phán, điều này sẽ giúp bạn thành công hơn.
  • Không có một phong cách hay cách tiếp cận nào cố định mà bạn phải áp dụng để trở thành một nhà đàm phán thành công.
  • Đàm phán hiếm khi diễn ra tại một sự kiện đã được lên lịch sẵn. Đó là một quá trình có thể bắt đầu từ thời điểm bạn tương tác lần đầu với một đối tác tiềm năng. Mọi điểm chạm tương tác là cơ hội để thương lượng hoặc đặt nền móng cho việc thương lượng thành công.

Bạn có thể cảm thấy nhẹ nhõm khi biết rằng bạn không cần phải trở nên quá ngạo mạn, hung hăng và đối đầu để có thể đàm phán tốt. Trên thực tế, trong 99% trường hợp, đây chính xác là điều không nên làm nếu bạn muốn có một kết quả tốt.
Với mục đích của bài viết này, tôi đã sử dụng ví dụ về thương lượng hợp đồng với nhà cung cấp để minh họa các điểm. Tuy nhiên, những ý tưởng này tương tự đối với các tình huống khác và sẽ giúp bạn thực hiện các chiến lược thương lượng với nhà cung cấp của mình.
Nguyên tắc quan trọng, có thể coi là quan trọng nhất để bắt đầu là thương lượng không được mang tính chất đối đầu.

“Các bên đàm phán nên coi nhau như những người cộng tác, mong muốn đạt được một kết quả mà cả hai bên cùng kỳ vọng.”

Hãy xem lại hai phần chính của câu này trong bối cảnh thương lượng hợp đồng:

  • Cộng tác là chìa khóa. Nếu bạn đã đến giai đoạn thương lượng với một nhà cung cấp tiềm năng thì rất có thể cả hai bên đều tin rằng có một thỏa thuận được thực hiện và đạt được lợi ích. Có tư duy làm việc cùng nhau để đạt được điều này sẽ giúp bạn đảm bảo cuộc đàm phán thành công trong một chặng đường dài.
  • Đảm bảo hợp đồng “được cả hai bên đồng ý” là điều quan trọng. Một điều rất không nên làm là việc buộc nhà cung cấp tiềm năng phải chấp nhận các điều khoản tồi tệ hơn đáng kể so với mức họ thường làm. Theo thời gian, điều này có thể gây ra sự bất bình và thiếu động lực, tạo ra khả năng vi phạm hợp đồng.

Cách thương lượng với nhà cung cấp

Có sáu lĩnh vực chính bạn nên tập trung vào để đàm phán thành công khi quản lý nhà cung cấp:

  1. Biết vị trí của bạn
  2. Biết bên kia muốn gì
  3. Giao tiếp rõ ràng
  4. Xây dựng sự đồng cảm
  5. Cá nhân hóa tương tác
  6. Tránh bị mệt mỏi

Chúng ta sẽ cùng xem xét kỹ lưỡng các kỹ năng ở phần dưới đây:

1. Biết vị trí của bạn

Nghe có vẻ đơn giản nhưng bạn sẽ ngạc nhiên về tần suất những khiếm khuyết trong hiểu biết của bạn có thể bộc lộ trong quá trình thương lượng. Điều này có thể làm suy yếu khả năng đạt được kết quả như mong muốn.
Các cuộc đàm phán phức tạp đôi khi có thể đi đến những điều đơn giản như doanh nghiệp của bạn có thể thanh toán cho nhà cung cấp nhanh như thế nào. Nếu một mức giá đã thỏa thuận phụ thuộc vào việc thanh toán trước cuối tháng, bạn có biết chắc chắn liệu khả năng tài chính của công ty có thể thực hiện thanh toán nhanh như bạn muốn không?
Nó giúp bạn hình dung không chỉ quá trình đàm phán mà còn cả những gì cần diễn ra sau đó để mọi thứ tiến triển.
Hãy nhớ rằng, một cuộc đàm phán thành công cho một hợp đồng với nhà cung cấp chỉ là phương tiện để đạt được mục đích cuối cùng, không phải là mục đích cuối cùng.
Nếu bạn đang thương lượng hợp đồng với nhà cung cấp, mục tiêu cuối cùng của bạn là những lợi ích thu được trong hợp đồng đó. Vì vậy, hãy ghi nhớ chúng.
Một số câu hỏi chính bạn có thể tự hỏi khi thương lượng với nhà cung cấp là:

  • Ngân sách của công ty là bao nhiêu?
  • Hạn chót để hoàn thành một thỏa thuận là gì?
  • Ai cần ký tên vào đâu và khi nào họ có mặt?
  • Các yếu tố của thỏa thuận được coi là “phải có” và “tốt khi có”
  • Lựa chọn thay thế là gì nếu tôi không thể thực hiện được thỏa thuận này?
  • Công ty bạn có đủ khả năng để thoát khỏi hợp đồng không?
  • Nếu mọi thứ xảy ra sau đó, quy trình giải quyết tranh chấp hoặc hủy bỏ hợp đồng sẽ như thế nào?

2. Biết Bên kia muốn gì (Rõ nhất có thể)

Nếu bạn đang coi giao dịch với đối tác là một sự cộng tác, rất có thể bạn sẽ biết rõ về những gì đối tác tiềm năng của bạn muốn.
Để xác định rõ điều này và dễ dàng hình dung đúng các giả định, bạn cũng nên xem xét thông tin bạn có ở những nơi sau:

  • Bản thảo Hợp đồng hoặc tài liệu đề xuất
  • Ghi chú từ các cuộc họp hoặc cuộc gọi trước
  • Các cuộc trò chuyện qua email trước đây
  • Trang web của nhà cung cấp, bao gồm các bài báo gần đây (có khả năng phác thảo những thay đổi về nhân sự hoặc các mục tiêu chiến lược)
  • Các khách hàng khác của nhà cung cấp

Tất cả những nguồn này cung cấp cho bạn thông tin trực tiếp và bối cảnh về đối tác tiềm năng của bạn và có thể giúp bạn được trang bị tốt hơn để đàm phán.

3. Giao tiếp rõ ràng

Giao tiếp rõ ràng là chìa khóa để xác định kỳ vọng của bạn với nhà cung cấp và thương lượng các điều khoản mà bạn hài lòng. Bằng cách thương lượng với một đầu mối liên hệ, bạn có thể tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng, minh bạch và thẳng thắn.
Khi thông tin liên lạc rõ ràng và hiệu quả được thiết lập, bạn có thể làm việc cùng với nhà cung cấp để vượt qua bất kỳ trở ngại nào ngăn cản thỏa thuận. Để giữ cho một hợp đồng tiến triển, giao tiếp rõ ràng không chỉ đề cập  những gì được nói, mà còn cả thời điểm nói.
Bằng cách trả lời một cách thích hợp và vào đúng thời điểm, các câu hỏi hoặc đề xuất từ nhà cung cấp tiềm năng của bạn, bạn có thể định vị công ty mình là một đối tác mạnh mẽ trong tương lai.

4. Xây dựng sự đồng cảm

Điều này sẽ xây dựng dựa trên nghiên cứu mà bạn có thể thực hiện trước bằng cách đảm bảo rằng bạn tập trung vào những gì bên kia nói với bạn trong quá trình thương lượng.
Chìa khóa để trở nên đồng cảm là lắng nghe hiệu quả. Một lần nữa, nó nghe có vẻ đơn giản. Thật khó để thấu hiểu những gì đối tác nói với bạn? Sự thật là “rất”, đặc biệt nếu bạn đang trong một cuộc đàm phán phức tạp. Bạn có thể nhận ra mình đang suy nghĩ về quan điểm tiếp theo hoặc phản bác trong khi người kia vẫn đang nói. Một kỹ thuật đơn giản ở đây là tập trung lắng nghe và sau đó lặp lại những điểm chính mà ai đó vừa nói lại với họ để xác nhận.
Điều này tạo ra một vòng phản hồi tích cực vì bên kia sau đó cũng đánh giá cao rằng bạn đã lắng nghe họ.

5. Nhận cá nhân

Hoạt động kinh doanh được tiến hành bởi con người. Chất lượng và bản chất của các tương tác giữa họ sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả.
Cân nhắc xem bạn có thể sẽ thương lượng với ai. Bạn biết gì về họ từ các cuộc thảo luận trước, hồ sơ mạng xã hội của họ (LinkedIn, Facebook, Zalo,…) của họ chứa thông tin gì vượt ra ngoài chuyên môn của họ?
Bạn không cần phải trở thành bạn thân của họ nhưng việc xây dựng mối quan hệ cuối cùng sẽ có lợi cho bạn.

6. Tránh mệt mỏi

Nếu cuộc đàm phán của bạn đi đến một cuộc họp cụ thể, bạn nên cố gắng chuẩn bị sẵn sàng để tham gia cuộc họp đó trong thời gian dài.
Sự mệt mỏi có thể xuất hiện trong quá trình đàm phán thực tế vì mọi người thấy nó mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Nếu bạn đã chuẩn bị đầy đủ thì bạn thực sự có thể sử dụng điều này để có lợi cho mình vì những người khác có thể bắt đầu nhượng bộ để kết thúc quá trình nhanh chóng hơn.
Ví dụ, họ có thể bị áp lực về thời gian do cần bắt chuyến bay đã đặt trước, hoặc họ đã ngồi họp lâu rồi và rất cần một ly cafe hoặc một điếu thuốc lá.
Bạn có thể đặt mình vào vị trí tốt nhất bằng cách làm theo các bước đơn giản sau:

  • Mong rằng thương lượng sẽ kéo dài hơn lời mời trên lịch và tính tăng lên ít nhất một nửa thời gian đã định.
  • Đảm bảo rằng bạn có đủ thức ăn/đồ uống của riêng mình để duy trì năng lượng cần thiết cho cả giai đoạn. Đừng cho rằng nó sẽ được cung cấp cho bạn khi bạn muốn.
  • Lưu ý nếu địa điểm cảm thấy quá ấm và, nếu có thể, hãy giảm nhiệt độ hoặc nghỉ giải lao thường xuyên để giữ mức độ tập trung cao.
  • Duy trì một tính khí điềm tĩnh sẽ đốt cháy ít năng lượng hơn cũng như giúp xây dựng lòng tin và sự đồng cảm.

Ngay cả khi thương lượng của bạn cho hợp đồng với nhà cung cấp không liên quan đến một cuộc họp kiểu trịnh trọng, thì những lời khuyên này vẫn có thể áp dụng được. Ví dụ: đừng vội gửi lại email một cách nhanh chóng nếu bạn không cần thiết vì điều này có thể dẫn đến hiểu nhầm hoặc hiểu sai.
Bạn cũng có thể muốn tránh đọc các tài liệu phức tạp vào cuối ngày làm việc khi cảm giác mệt mỏi có thể đã ập đến. Để dành cho sáng hôm sau và nhìn nó với góc nhìn mới mẻ.
Liên quan đến sự mệt mỏi cũng là nỗi sợ rằng nếu các cuộc đàm phán đổ vỡ, bạn có thể phải quay lại bắt đầu quá trình và tìm kiếm các nhà cung cấp thay thế. Điều này có vẻ gây khó khăn nếu bạn đã nỗ lực rất nhiều trong quá trình cho đến thời điểm này.
Mặc dù có thể có những tác động thương mại (Thời gian kéo dài, Chi phí tăng, Chi phí cơ hội tăng,…) khi kéo dài thêm quy trình, nhưng những điều này nên được cân nhắc so với viễn cảnh về một thỏa thuận kém thuận lợi hơn với nhà cung cấp tiềm năng này.
Nói chung, lời khuyên là không nên tham gia một thỏa thuận khi chưa chuẩn bị kỹ lưỡng chỉ vì sẽ mất thời gian để tìm một bên thay thế tốt hơn. Tuy nhiên, tùy thuộc vào bạn cân nhắc xem “hoàn thành” có tốt hơn “hoàn hảo” trong mỗi trường hợp hay không.

KẾT LUẬN

Một điều có thể bạn sẽ nhận thấy từ danh sách trên là không nhiều (nếu có) những hành động này yêu cầu kỹ năng cụ thể. Chúng chủ yếu là kết quả của việc bạn nỗ lực chuẩn bị và cảnh giác với những gì đối tác thảo luận với bạn trong suốt quá trình.
Sự tự tin mà bạn có được từ sự chuẩn bị kỹ lưỡng cũng có thể giúp bạn hoạt động tốt hơn trong quá trình thương thảo hợp đồng với nhà cung cấp.
Nếu làm theo lời khuyên này, rất có thể bạn sẽ có được kết quả tích cực hơn với các cuộc đàm phán của mình và hiểu rõ hơn về các doanh nghiệp mà bạn có hợp đồng.
Điều này sau đó sẽ hữu ích trong suốt vòng đời của hợp đồng và nó vẫn có ích ở thời điểm gia hạn.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

0368.111.247

Contact Me on Zalo
1
Bạn cần hỗ trợ?